Un contrôle se prépare.
Un dossier aussi.

1. Replacer chaque pièce dans son contexte

Identifiez l’action de formation, ses objectifs, son contenu, les participants et sa période de réalisation. Vérifiez la cohérence des dates, des horaires, des durées et des modalités avec les documents de votre dossier.

2. Rassembler les éléments de réalisation

Les feuilles de présence signées électroniquement contribuent à documenter la participation à une session. Ils s’inscrivent dans un ensemble de pièces : documents liés à l’action, justificatifs de réalisation, éléments pédagogiques ou évaluations selon le dossier et les demandes.

• Les sessions concernées et leurs horaires.
• Les feuilles de présence signées électroniquement et les signatures manquantes.
• Les documents préparés ou signés pour la formation.
• Les autres pièces demandées par votre financeur ou le contrôleur.

3. Repérer ce qui reste à vérifier

Une pièce disponible n’est pas nécessairement un dossier complet. Identifiez les signatures manquantes, les documents manquants et les informations à vérifier. Documentez les absences ou les particularités utiles à la compréhension de l’action.

4. Vérifier les demandes propres à votre dossier

Les exigences dépendent de l’action, du dispositif de financement et de la nature du contrôle. Appuyez-vous sur la demande reçue et sur les règles applicables. Un audit Qualiopi porte sur un ensemble de processus et d’indicateurs ; les émargements constituent seulement une partie possible de vos éléments de preuve.

Feuilles de présence signées électroniquement : valeur probante

La même force probante que le papier, sous conditions

L’article 1366 du Code civil reconnaît une force probante équivalente à l’écrit électronique lorsque son auteur peut être identifié et que le document est créé et conservé dans des conditions garantissant son intégrité. L’article 1367 exige un procédé fiable d’identification reliant la signature à l’acte signé.

• Identifier la personne à l’origine de la signature.
• Relier la signature à la feuille et à la session concernées.
• Préserver l’intégrité du document et les éléments permettant de vérifier la signature.

Une recevabilité confirmée par la jurisprudence

Dans l’arrêt CJUE, 20 octobre 2022, Ekofrukt, C-362/21, points 34 et 35, la Cour rappelle qu’une signature ne peut être écartée comme preuve pour le seul motif qu’elle est électronique ou non qualifiée. Sa validité peut toutefois être contestée pour d’autres raisons. Cette décision porte sur le cadre général de la signature électronique.

Ce qui donne du poids à votre dossier

La valeur probante dépend du procédé de signature et des éléments conservés. Une feuille de présence doit aussi rester cohérente avec les horaires, les participants et les autres justificatifs de la formation.

Les repères officiels du contrôle

L’article L6362-6 du Code du travail prévoit que les organismes présentent les documents et pièces établissant les objectifs, la réalisation des actions et les moyens mis en œuvre. Si les justificatifs sont insuffisants, l’action peut être réputée non exécutée et les sommes indûment perçues doivent être remboursées.

Dans l’arrêt CAA de Paris, 9 juin 2026, n° 24PA04890, la Cour rappelle que l’absence de feuilles d’émargement peut être compensée par d’autres pièces cohérentes qui se corroborent. Elle retient néanmoins une réalisation insuffisamment justifiée pour certaines actions, notamment face à des feuilles non signées et à des incohérences. Une signature manquante s’apprécie donc au regard de l’ensemble du dossier.

L’arrêté du 21 décembre 2018 relatif aux pièces nécessaires au contrôle de service fait précise le cadre des pièces utilisées pour ce contrôle. Consultez sa version en vigueur et les demandes de votre financeur.

Pour la démarche qualité, consultez le guide de lecture du référentiel national qualité sur le site du ministère du Travail.